Digitale Archivierung für maximale Kontrolle:
Das elektronische Archiv als Nachweis
Vorteile digitaler Archivierung:
Beweissicherung: eine lückenlose Archivierung bringt gesetzliche Sicherheit
Langzeit-Archivierung: digitale Dokumente und Nachweise für die Ewigkeit
Flexibel: Design und Anhänge individuell anpassbar
Digitales Ablagesystem: einfache Verwaltung über Filter und digitale Suche
Revisionssicher: Zwischen- und Abschlussberichte als PDF und zum Drucken, mit kompletter Verlaufsübersicht
Was ist eine digitale Archivierung?
Die digitale (oder elektronische) Archivierung beinhaltet die dauerhafte Ablage von Informationen auf einem computerbasierten Datenspeicher. Du kannst Dokumente scannen und die digitale Version archivieren oder von vornherein digital dokumentierte Daten ablegen.
Dokumentenmanagement ist privat sowie beruflich vorteilhaft – eine korrekte Archivierung sogar teilweise gesetzlich vorgeschrieben. Nach der jeweiligen Aufbewahrungsfrist können die entsprechenden Dokumente endgültig entfernt werden.
digitale Archivierung als langlebiges Archivsystem
digitale Archivierung zur platzsparenden Aufbewahrung
digitale Archivierung für alle elektronischen Daten und Informationen
Dokumentenarchivierung beansprucht viel Zeit und ein gutes Archivsystem. Ein analoges Konzept bedarf meist zahlreiche Akten, viel Aufbewahrungsplatz und eine sehr gute Verwaltung. Die digitale Lösung ist hingegen platzsparend und in der Dokumentensuche wesentlich effizienter.
Funktionen einer Archivierung Software:
DokuPit – Digitale Archivierung über digitale Dokumentation
Beispiel am Bau: Brandabschottung und Brandschutz
1. Digitalisierung aller Daten
- 2. Fotos archivieren
3. Standort digital festhalten
- 4. Identifizierungscode hinzufügen
Digitale Archivierung ist Pflicht mit DokuPit: Mit dem Ampelsystem wird in DokuPit angezeigt, welche Dokumentation noch fehlt (rot) oder bereits erledigt ist (grün).
Flexibles Archivsystem:
Online und offline Daten archivieren
Online: Daten erfassen und in Echtzeit im Büro abrufen
Offline: Daten erfassen und später im Büro abrufen
Aufzeichnungen zu jeder Zeit
Archivierung online im Browser verwalten
Dokumentenmanagementsystem:
Das Ergebnis aus Dokumentation und Archivierung
Mit DokuPit kannst du Daten neu aufnehmen und vorhandene Dokumente managen. Als revisionssichere Archivierung lassen sich fertige Berichte als PDF speichern oder du druckst sie zusätzlich aus. Außerdem sind Änderungsverläufe mit Datum und Zeit jederzeit und rückwirkend nachvollziehbar.
Mit dem richtigen Archivierungsprogramm können alle Dokumente im Unternehmen für die Ewigkeit aufbewahrt werden. Bei Bedarf lassen sie sich aber auch nach der Aufbewahrungsfrist entfernen. Hier bestimmen die gesetzlichen Vorgaben, wie die Speicherung und das Management von Daten exakt auszusehen haben. Entsprechend wichtig ist ein flexibles Archivsystem, um sich jederzeit neuen gesetzlichen Vorgaben anpassen zu können, ohne das gesamte Dokumentenmanagement neu aufzurollen.
Elektronische Archivierung mit individuellem Design
Oftmals ist Dokumentenverwaltung nicht nur eine digitale Ablage, die niemand zu Gesicht bekommt. Häufig sind die Dokumente auch für Kunden bestimmt – sie dienen als aktueller Nachweis über getane Arbeit.
Das heißt: Nicht nur dein Unternehmen, sondern auch Unternehmen von Kunden oder Partnern benötigen für einen längeren Zeitraum eine entsprechende Dokumentation von Tätigkeiten. Nur so lassen sich gesetzliche Konflikte vermeiden und du kannst nachweisen, dass eventuelle Mängel aus anderer Hand kommen.
Digitale Dokumente (auch in gedruckter Form) spiegeln dabei das Unternehmen wider. Entsprechend sollte das Design aussagekräftig sein und Professionalität ausstrahlen. Mit DokuPit kannst du alle Dokumente sowie Aufzeichnungen nach deinen Wünschen anpassen und sämtliche Anhänge individuell bestimmen.
Berichte anpassen und gestalten:
- Design: Fotos, Daten und einzelne Seiten lassen sich individuell bestimmen
- Logo: Anstelle des DokuPit-Logos rückt das Logo deines Unternehmens
- Farbe: Gibt den Aufzeichnungen mit der richtigen Farbe einen passenden Stil
- Anhänge: Zeugnisse, Hinweise, Pläne oder andere gescannte Dokumente kannst du einfach anhängen
Digitale Archivierung mit DokuPit:
Verwaltung und Aufbewahrung
Dokumentenmanagement ist über die Verwaltungsoberfläche möglich. Hier lassen sich Projekte anlegen, auswerten und archivieren. Neben einer automatische Abrechnung mit individueller Formelberechnung überzeugt auch der Zwischen- und Abschlussbericht auf Knopfdruck. 0815-Archivierung war gestern!
- Archivierung von dokumentierten Daten
- Archivierung von bereits digitalen Dokumenten
- Dokumente einscannen und archivieren
Digitale Dokumentation mit DokuPit:
Digitalisierung für Unternehmen
Wer nicht nur die bloße elektronische Ablage sucht, sondern auch grundlegend Daten aufnimmt, ist hier genau richtig. Mit DokuPit lassen sich Tätigkeiten bis ins Detail dokumentieren. Dank der vielen automatischen Funktionen ist die Arbeit schnell erledigt und bereits professionell für die Verwaltung hinterlegt. Die perfekte Zusammenarbeit aus Digitalisierung und Bürokratie.
- Informationen digital festhalten
- Mobile Dokumentation mit Smartphone & Tablet
- Digitalfotos automatisch archivieren
Die Suche archivierter Daten vereinfachen
Über einen Identifizierungscode können gezielt archivierte Tätigkeiten gefunden werden. Der Code ist einmalig und somit exakt zuordenbar. In der Baubranche sind an den jeweiligen Arbeitsgebieten meist Kennzeichnungsschilder zu finden, die die entsprechenden Arbeiten samt Identifizierungscode beinhalten. So kann vor Ort oder im Büro am Computer jede archivierte Tätigkeit geprüft werden,
DokuPit – Software zur Dokumentation und Archivierung kostenlos testen
Du interessierst dich für DokuPit und die vielfältigen Funktionen? Probiere es kostenlos für dein Business aus und entscheide erst danach, ob du es dauerhaft nutzen möchtest.
Unser Benefit für dich: Wir richten mit dir gemeinsam die Software ganz nach deinen Wünschen ein – und das gratis! Entweder besuchen wir dich dafür vor Ort oder besprechen alles über ein virtuelles Seminar miteinander.
- Digital dokumentieren & archivieren: Software & App für Mobilgeräte und Browser
- Beweissicherung: Revisionssichere Archivierung
- Zeit sparen: Digitalisierung für mehr Effizienz
- Projektdokumentation: individuelle Anpassung der Software nach Branche (Bau, Handwerk & Dienstleistung)
DokuPit: DMS Software aus Österreich
Dokumentenmanagement in Form von Dokumentation und Archivierungen lässt sich mit DokuPit einfach bewerkstelligen. Wir sind ein junges Unternehmen aus Experten, die in Österreich die Digitalisierung von Projekten vorantreiben möchten. Du findest uns außerdem in Deutschland und der Schweiz.
