Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen, Ihre Privatsphäre genießt höchste Priorität. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website und Online-Services.

Diese Datenschutzrichtlinie gilt für alle Webseiten der DokuPit GmbH. Ebenso für die mobilen Anwendungen (Apps). Die Datenschutzrichtlinie gilt nicht für Webseiten oder Produkte, für die eigene Datenschutzrichtlinien gelten.

Die DokuPit GmbH sammelt nur Informationen über Sie, wenn sie einem legitimen Zweck dienen. Die DokuPit GmbH verfügt nur über Ihre personenbezogenen Daten, wenn

a) Sie diese selbst bekanntgeben
b) die Information von einem Dritten an DokuPit weitergegeben wird oder
c) die Information automatisch gesammelt wird.

Beim Besuch unserer Webseite wird Ihre IP-Adresse, Beginn und Ende der Sitzung für die Dauer dieser Sitzung erfasst. Dies ist technisch bedingt und stellt damit ein berechtigtes Interesse iSv Art 6 Abs 1 lit f DSGVO dar.

Kontakt mit uns

Wenn Sie per Formular auf der Website oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, werden Ihre angegebenen Daten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Datenspeicherung

Wir weisen darauf hin, dass zum Zweck des einfacheren Einkaufsvorganges, zur Registrierung (z. B. Software-Testzugang), sowie zur späteren Vertragsabwicklung vom Website-Betreiber im Rahmen von Cookies die IP-Daten des Anschlussinhabers gespeichert werden, ebenso wie Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und weitere Angaben die Sie bei der Registrierung bzw. im Warenkorb freiwillig angeben.

Die von Ihnen bereit gestellten Daten sind zur Vertragserfüllung bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. Ohne diese Daten können wir den Vertrag mit Ihnen nicht abschließen. Eine Datenübermittlung an Dritte erfolgt nicht, mit Ausnahme der Übermittlung der Zahlungsdaten (beispielsweise Kreditkartendaten) an die abwickelnden Bankinstitute / Zahlungsdienstleister zum Zwecke der Abbuchung des Einkaufspreises, an das von uns beauftragte Transportunternehmen/Versandunternehmen zur Zustellung der Ware sowie an unseren Steuerberater zur Erfüllung unserer steuerrechtlichen Verpflichtungen.

Nach Abbruch des Einkaufsvorganges werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht. Im Falle eines Vertragsabschlusses werden sämtliche Daten aus dem Vertragsverhältnis bis zum Ablauf der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist (7 Jahre) gespeichert.

Die Daten Name, Anschrift, gekaufte Waren und Kaufdatum werden darüber hinaus bis zum Ablauf der Produkthaftung gespeichert. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 Abs 1 lit a (Einwilligung) und/oder lit b (notwendig zur Vertragserfüllung) der DSGVO.

Im Folgenden sind die Szenarien beschrieben die unter die anfangs genannten Gründe für eine Datenerfassung fallen:

  • Vertragsabschluss oder Bestellung: Wenn Sie einen Lizenzvertrag mit der DokuPit GmbH abschließen, werden die Informationen die am jeweiligen Auftragsblatt ausgefüllt wurden erhoben. Informationen wie Ihren Namen, E- Mail-Adressen, Firmenname, Adresse, Steuernummer sind notwendig um Ihnen die DokuPit-Software zur Verfügung zu stellen, oder Warenbestellungen durchzuführen.
  • Registrierung über Online-Formulare: Sollten Sie Online-Formulare ausfüllen, um sich für Testzugänge, Newsletter oder andere Veranstaltungen zu registrieren, werden alle Daten die im Formular übermittelt werden erhoben.
  • Zahlungsabwicklung: Zur Verrechnung der gebotenen Leistungen werden Ihre Kontaktdaten wie Name, Firmenname, Adresse, Steuernummer und Kontoinformationen, die Sie bekanntgegeben haben, benutzt um eine entsprechende Rechnung zu legen.
  • Support, Kontakt und andere Interaktionen mit der DokuPit GmbH: Interaktionen oder Gesprächsverläufe, die Sie mit unseren Kundendienstmitarbeitern führen, können aufgezeichnet werden, um die Interaktion mit Ihnen und anderen Kunden zu verbessern.
  • Referenzen: Sofern Sie den Anbieter berechtigen, kann Ihr Name und andere von Ihnen freigegebene Informationen in die Referenzliste aufgenommen werden.
  • Informationen die automatisch gesammelt werden: Infos über Ihren verwendeten Browser, Ihre Geräte und Server werden automatisch übermittelt, wenn Sie eine Webseite der DokuPit GmbH besuchen. Details wie Browser und Version, Spracheinstellungen, Ihre Zeitzone und das Datum sowie Uhrzeit des Zugriffs, das verwendete Betriebssystem, IP-Adresse und Referenz-URL werden automatisch erfasst und in Protokollen gespeichert.
  • Die DokuPit GmbH sammelt Infos zu den Produkten, Anwendungen und Dienstleistungen indem sie Anwendungsprotokolle und Analysetools verwendet. Zu diesen Daten gehören Klicks, Mausrad-Scrolls, Zugriffszeiten und -häufigkeiten und Geräte wie Standortinformationen.
  • Soziale Medien: Wenn Sie mit der DokuPit GmbH in sozialen Netzwerken interagieren, können diese öffentlich zugänglichen Informationen verwendet werden, um die Produkte des Anbieters zu verbessern.

Zusätzlich zu den oben genannten Punkten, können Ihre Daten auch verwendet werden um:

  • Sie über neue Produkte, Angebote oder Änderungen an den Produkten der DokuPit GmbH zu informieren
  • um Ihnen die Lizenzdaten und Zugänge mitzuteilen
  • um Ihnen Änderungen an den Allgemeinen Geschäftsbedingungen mitzuteilen
  • um Ihnen technische Hilfestellung zu geben, Probleme zu überprüfen und zu verhindern, sowie angebotene Produkte zu verbessern
  • um illegale oder betrügerische Aktivitäten zu erkennen oder zu verhindern
  • die Rechte und Interessen der DokuPit GmbH, Nutzern von DokuPit, sowie Dritten zu wahren

Rechtsgrundlage für das Sammeln und Verwenden der Informationen

Wenn Sie eine Person aus dem EWR (Europäischer Wirtschaftsraum) sind, ist die Rechtsgrundlage für die Informationserfassung und Informationsnutzung abhängig von den betreffenden Daten und dem Kontext. Fast alle Aktivitäten zur Datenerhebung und Datenverarbeitung beruhen auf der vertraglichen Notwendigkeit oder Ihrer Zustimmung. In allen Fällen in denen die DokuPit GmbH auf Ihre Einwilligung angewiesen sind, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ihnen stehen bezüglich Ihrer gespeicherten Daten grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich per E-Mail unter support@dokupit.com oder der Datenschutzbehörde beschweren.

Informationsweitergabe

Die DokuPit GmbH und etwaige Tochtergesellschaften haben Zugang zu den hier genannten Informationen. Die DokuPit GmbH verkauft keine personenbezogenen Informationen und teilt Informationen ausschließlich mit Parteien, die entsprechende Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten implementieren. Nur Mitarbeiter und unabhängige Auftragnehmer, für die dies unbedingt erforderlich ist, haben Zugriff zu Ihren Informationen. Alle Mitarbeiter und unabhängige Auftragnehmer sind verpflichtet, diese Datenschutzrichtlinie zu befolgen.

Falls es erforderlich ist, dass die DokuPit GmbH Ihre personenbezogenen Informationen oder anonymisierte Informationen mit dritten Serviceanbietern teilt, die als Werbepartner, Zahlungsabwicklungspartner oder technische Ansprechpartner beauftragt wurden, werden personenbezogene Informationen nur im Rahmen der Bereitstellung dieser Services an den Anbieter genutzt.

Ort und Durchführung der Datenverarbeitung

Datenverarbeitungstätigkeiten werden zumindest zum Teil auch außerhalb der EU bzw des EWR durchgeführt. Das angemessene Datenschutzniveau ergibt sich aus

    • einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art 45 DSGVO.
    • einer Ausnahme für den bestimmten Fall nach Art 49 Abs 1 DSGVO.
    • verbindlichen internen Datenschutzvorschriften nach Art 47 iVm Art 46 Abs 2 lit b. DSGVO.
    • Standarddatenschutzklauseln nach Art 46 Abs 2 lit c und d DSGVO.
    • genehmigten Verhaltensregeln nach Art 46 Abs 2 lit e iVm Art 40 DSGVO.
    • einen genehmigten Zertifizierungsmechanismus nach Art 46 Abs 2 lit f iVm Art 42 DSGVO.
    • von der Datenschutzbehörde bewilligte Vertragsklauseln nach Art 46 Abs 3 lit a DSGVO.
    • einer Ausnahme für den Einzelfall nach Art 49 Abs 1 Unterabsatz 2 DSGVO.

Sub-Auftragsverarbeiter

Der Auftragnehmer kann Sub-Auftragsverarbeiter hinzuziehen.

Der Auftragnehmer schließt die erforderlichen Vereinbarungen im Sinne des Art 28 Abs 4 DSGVO mit dem Sub-Auftragsverarbeiter ab. Dabei ist sicherzustellen, dass der Sub-Auftragsverarbeiter dieselben Verpflichtungen eingeht, die dem Auftragnehmer auf Grund dieser Vereinbarung obliegen.

Technisch organisatorische Maßnahmen

Vertraulichkeit:

      • Zutrittskontrolle: Schutz vor unbefugtem Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen
      • Zugangskontrolle: Schutz vor unbefugter Systembenutzung, z.B.: Kennwörter (einschließlich entsprechender Policy), Verschlüsselung von Datenträgern
      • Zugriffskontrolle: Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems, z.B.: Standard-Berechtigungsprofile auf „need to know-Basis“, Standardprozess für Berechtigungsvergabe, Protokollierung von Zugriffen, periodische Überprüfung der vergebenen Berechtigungen, insbesondere von administrativen Benutzerkonten

Integrität

      • Weitergabekontrolle: Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport, z.B.: Verschlüsselung
      • Eingabekontrolle: Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind, z.B.: Protokollierung

Verfügbarkeit, Belastbarkeit

      • Verfügbarkeitskontrolle: Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, z.B.: Backup-Strategie (online/offline; on-site/off-site), unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV, Dieselaggregat), Virenschutz, Firewall, Meldewege und Notfallpläne; Security Checks auf Infrastruktur- und Applikationsebene, Mehrstufiges Sicherungskonzept mit verschlüsselter Auslagerung der Sicherungen in ein Ausweichrechenzentrum, Standardprozesse bei Wechsel/Ausscheiden von Mitarbeitern
      • Rasche Wiederherstellbarkeit bei Datenverlust
      • Löschungsfristen: Sowohl für Daten selbst als auch Metadaten wie Logfiles, udgl.

Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

      • Datenschutz-Management, einschließlich regelmäßiger Mitarbeiter-Schulungen
      • Datenschutzfreundliche Voreinstellungen
      • Auftragskontrolle: Keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art 28 DSGVO ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers, z.B. eindeutige Vertragsgestaltung, formalisiertes Auftragsmanagement

Datenverschlüsselung

Die Daten werden bei der Übertragung und Datensynchronisation mittels HTTPS verschlüsselt.

Cookies

Wenn Sie das Speichern von Cookies nicht wünschen, so können Sie Ihren Browser so einrichten, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie dies nur im Einzelfall erlauben.

Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.

Web-Analyse

Unsere Website nutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics, der von Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA (“Google”) angeboten wird. Google Analytics verwendet Cookies um uns dabei zu helfen, zu analysieren, wie Sie diese Website verwenden.

Die durch solch ein Cookie erzeugten Informationen über Ihre Nutzung dieser Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse und die URLs der aufgerufenen Webseiten sowie der Attribute der Webseite) werden an Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Sie können dies verhindern, indem Sie Ihren Browser so einrichten, dass keine Cookies gespeichert werden.

Unsere Website verwendet die von Google Analytics gebotene Möglichkeit der IP-Anonymisierung. Ihre IP-Adresse wird daher von Google gekürzt/anonymisiert, sobald Google Ihre IP-Adresse erhält. In unserem Auftrag wird Google diese Informationen verwenden, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen an uns zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird von Google nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des § 96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 Abs 1 lit a (Einwilligung) und/oder f (berechtigtes Interesse) der DSGVO.

Nähere Informationen zu den Nutzungsbedingungen von Google sowie Googles Datenschutzerklärung finden Sie unter http://www.google.com/analytics/terms/de.html bzw. unter https://www.google.at/intl/at/policies/.

Diese Website verwendet Mouseflow, ein Webanalyse-Tool der Mouseflow ApS, Flaesketorvet 68, 1711 Kopenhagen, Dänemark. Die Datenverarbeitung dient dem Zweck der Analyse dieser Website und ihrer Besucher. Dazu werden Daten zu Marketing- und Optimierungszwecken gesammelt und gespeichert. Aus diesen Daten können unter einem Pseudonym Nutzungsprofile erstellt werden. Hierzu können Cookies eingesetzt werden.

Bei dem Webanalyse-Tool Mouseflow werden zufällig ausgewählte einzelne Besuche (nur mit anonymisierter IP-Adresse) aufgezeichnet. Hierbei entsteht ein Protokoll der Mausbewegungen und Klicks mit der Absicht einzelne Website-Besuche stichprobenartig abzuspielen und potentielle Verbesserungen für die Website daraus abzuleiten. Die mit Mouseflow erhobenen Daten werden ohne die gesondert erteilte Zustimmung des Betroffenen nicht dazu benutzt, den Besucher dieser Website persönlich zu identifizieren und nicht mit personenbezogenen Daten über den Träger des Pseudonyms zusammengeführt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 (1) f) DSGVO aus dem berechtigten Interesse an direkter Kundenkommunikation und an der bedarfsgerechten Gestaltung der Website. Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese auf Art. 6 (1) f DSGVO beruhende Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu widersprechen. Dazu können Sie eine Aufzeichnung auf allen Websites, die Mouseflow einsetzen, global für Ihren gerade verwendeten Browser unter folgendem Link deaktivieren: https://mouseflow.de/opt-out/

Log-Dateien

Wir erheben und speichern als Anbieter unserer Webseiten automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

– Browsertyp und Browserversion
– verwendetes Betriebssystem
– Referrer URL
– Aufgerufene Ressource
– Hostname des zugreifenden Rechners
– Uhrzeit der Serveranfrage
– IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Google reCaptcha

Um Eingabeformulare auf unserer Seite zu schützen, setzen wir auf den Dienst „reCAPTCHA“ der Firma Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 USA, nachfolgend „Google“, ein. Durch den Einsatz dieses Dienstes kann unterschieden werden, ob die entsprechende Eingabe menschlicher Herkunft ist oder durch automatisierte maschinelle Verarbeitung missbräuchlich erfolgt.

Nach unserer Kenntnis werden die Referrer-URL, die IP-Adresse, das Verhalten der Webseitenbesucher, Informationen über Betriebssystem, Browser und Verweildauer, Cookies, Darstellungsanweisungen und Skripte, das Eingabeverhalten des Nutzers sowie Mausbewegungen im Bereich der „reCAPTCHA“-Checkbox an „Google“ übertragen.

Google verwendet die so erlangten Informationen unter anderem dazu, Bücher und andere Druckerzeugnisse zu digitalisieren sowie Dienste wie Google Street View und Google Maps zu optimieren (z. B. Hausnummern- und Straßennamenerkennung).

Die im Rahmen von „reCAPTCHA“ übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen erfassten Daten von Google zusammengeführt, außer Sie sind zum Zeitpunkt der Nutzung des „reCAPTCHA“-Plug-ins bei Ihrem Google-Account angemeldet. Wenn Sie diese Übermittlung und Speicherung von Daten über Sie und Ihr Verhalten auf unserer Webseite durch „Google“ unterbinden wollen, müssen Sie sich bei „Google“ ausloggen bevor Sie unsere Seite besuchen bzw. das reCAPTCHA gesicherte Formular benutzen.

Die Nutzung des Dienstes „reCAPTCHA“ erlangten Informationen erfolgt gemäß den hier genannten Google-Nutzungsbedingungen: https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/

Google Web Fonts

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen.

Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Die Nutzung von Google Web Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.

Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von Ihrem Computer genutzt.

Weitere Informationen zu Google Web Fonts finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq und in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.com/policies/privacy/.

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Sie haben die Möglichkeit, über unsere Website unseren Newsletter zu abonnieren. Hierfür benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, sowie Ihre Erklärung, dass Sie mit dem Bezug des Newsletters einverstanden sind.

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Ihre Rechte

Ihnen stehen bezüglich Ihrer bei uns gespeicherten Daten grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei uns unter kontakt@dokupit.com oder der Datenschutzbehörde beschweren.

Änderungsvorbehalt

Wir behalten uns das Recht vor unsere Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. In diesem Fall werden Sie mit einer Ankündigung in den jeweiligen Produkten, oder einer E-Mail informiert. Wenn Sie der Meinung sind, eine Aktualisierung schränkt Ihre Rechte bezüglich der Verwendung der Dienste ein, können Sie diesen Änderungen innerhalb von 4 Wochen widersprechen. Wenn Sie nach dem Datum des Inkrafttretens einer Änderung der Richtlinie mit der Nutzung fortfahren, gilt dies als Zustimmung zur geänderten Datenschutzrichtlinie.

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