Digitale Archivierung für maximale Kontrolle:
Das elektronische Archiv als Nachweis

Gesetzlich ist in vielen Branchen die Aufzeichnung diverser Daten bis zu einer gewissen Aufbewahrungsfrist festgelegt.
Die digitale Archivierung bietet dafür ein modernes Ablagesystem, das besonders effektiv alle Informationen und Dokumente speichert.

Digital Archivieren Symbol

Vorteile digitaler Archivierung:

  • Beweissicherung: eine lückenlose Archivierung bringt gesetzliche Sicherheit

  • Langzeit-Archivierung: digitale Dokumente und Nachweise für die Ewigkeit

  • Flexibel: Design und Anhänge individuell anpassbar

  • Digitales Ablagesystem: einfache Verwaltung über Filter und digitale Suche

  • Revisionssicher: Zwischen- und Abschlussberichte als PDF und zum Drucken, mit kompletter Verlaufsübersicht

Mockup in DokuPit Berichte versenden

Was ist eine digitale Archivierung?

Die digitale (oder elektronische) Archivierung beinhaltet die dauerhafte Ablage von Informationen auf einem computerbasierten Datenspeicher. Du kannst Dokumente scannen und die digitale Version archivieren oder von vornherein digital dokumentierte Daten ablegen.

Dokumentenmanagement ist privat sowie beruflich vorteilhaft – eine korrekte Archivierung sogar teilweise gesetzlich vorgeschrieben. Nach der jeweiligen Aufbewahrungsfrist können die entsprechenden Dokumente endgültig entfernt werden.

  • digitale Archivierung als langlebiges Archivsystem

  • digitale Archivierung zur platzsparenden Aufbewahrung

  • digitale Archivierung für alle elektronischen Daten und Informationen

Vorteile digitale Dokumentation

Dokumentenarchivierung beansprucht viel Zeit und ein gutes Archivsystem. Ein analoges Konzept bedarf meist zahlreiche Akten, viel Aufbewahrungsplatz und eine sehr gute Verwaltung. Die digitale Lösung ist hingegen platzsparend und in der Dokumentensuche wesentlich effizienter.

Funktionen einer Archivierung Software:

Digitale Archivierung Software kostenlos testen

DokuPit – Digitale Archivierung über digitale Dokumentation

Beispiel am Bau: Brandabschottung und Brandschutz

Mockup mit DokuPit dokumentieren
Ampelsystem DokuPit
  • 1. Digitalisierung aller Daten

  • 2. Fotos archivieren
  • 3. Standort digital festhalten

  • 4. Identifizierungscode hinzufügen

Digitale Archivierung ist Pflicht mit DokuPit: Mit dem Ampelsystem wird in DokuPit angezeigt, welche Dokumentation noch fehlt (rot) oder bereits erledigt ist (grün).

Flexibles Archivsystem:
Online und offline Daten archivieren

datensynchronisation software symbol
  • Online: Daten erfassen und in Echtzeit im Büro abrufen

  • Offline: Daten erfassen und später im Büro abrufen

  • Aufzeichnungen zu jeder Zeit

  • Archivierung online im Browser verwalten

Dokumentenmanagementsystem:
Das Ergebnis aus Dokumentation und Archivierung

Mit DokuPit kannst du Daten neu aufnehmen und vorhandene Dokumente managen. Als revisionssichere Archivierung lassen sich fertige Berichte als PDF speichern oder du druckst sie zusätzlich aus. Außerdem sind Änderungsverläufe mit Datum und Zeit jederzeit und rückwirkend nachvollziehbar.

Mit dem richtigen Archivierungsprogramm können alle Dokumente im Unternehmen für die Ewigkeit aufbewahrt werden. Bei Bedarf lassen sie sich aber auch nach der Aufbewahrungsfrist entfernen. Hier bestimmen die gesetzlichen Vorgaben, wie die Speicherung und das Management von Daten exakt auszusehen haben. Entsprechend wichtig ist ein flexibles Archivsystem, um sich jederzeit neuen gesetzlichen Vorgaben anpassen zu können, ohne das gesamte Dokumentenmanagement neu aufzurollen.

Verschiedene Berichte mit flexiblen Designs in DokuPit

Elektronische Archivierung mit individuellem Design

Oftmals ist Dokumentenverwaltung nicht nur eine digitale Ablage, die niemand zu Gesicht bekommt. Häufig sind die Dokumente auch für Kunden bestimmt – sie dienen als aktueller Nachweis über getane Arbeit.

Das heißt: Nicht nur dein Unternehmen, sondern auch Unternehmen von Kunden oder Partnern benötigen für einen längeren Zeitraum eine entsprechende Dokumentation von Tätigkeiten. Nur so lassen sich gesetzliche Konflikte vermeiden und du kannst nachweisen, dass eventuelle Mängel aus anderer Hand kommen.

Digitale Dokumente (auch in gedruckter Form) spiegeln dabei das Unternehmen wider. Entsprechend sollte das Design aussagekräftig sein und Professionalität ausstrahlen. Mit DokuPit kannst du alle Dokumente sowie Aufzeichnungen nach deinen Wünschen anpassen und sämtliche Anhänge individuell bestimmen.

 Berichte anpassen und gestalten:

Auszug Bericht von DokuPit
  • Design: Fotos, Daten und einzelne Seiten lassen sich individuell bestimmen
  • Logo: Anstelle des DokuPit-Logos rückt das Logo deines Unternehmens
  • Farbe: Gibt den Aufzeichnungen mit der richtigen Farbe einen passenden Stil
  • Anhänge: Zeugnisse, Hinweise, Pläne oder andere gescannte Dokumente kannst du einfach anhängen

Digitale Archivierung mit DokuPit:
Verwaltung und Aufbewahrung

Dokumentenmanagement ist über die Verwaltungsoberfläche möglich. Hier lassen sich Projekte anlegen, auswerten und archivieren. Neben einer automatische Abrechnung mit individueller Formelberechnung überzeugt auch der Zwischen- und Abschlussbericht auf Knopfdruck. 0815-Archivierung war gestern!

  • Archivierung von dokumentierten Daten
  • Archivierung von bereits digitalen Dokumenten
  • Dokumente einscannen und archivieren

Funktionen für die Administration:

Projekt verwalten
Projekt archivieren
Automatische Abrechnung
Revisionssicherer Bericht

Funktionen zum Dokumentieren:

Daten erfassen
Digitalfotos archivieren
Standort festhalten
Identifizierung über Code

Digitale Dokumentation mit DokuPit:
Digitalisierung für Unternehmen

Wer nicht nur die bloße elektronische Ablage sucht, sondern auch grundlegend Daten aufnimmt, ist hier genau richtig. Mit DokuPit lassen sich Tätigkeiten bis ins Detail dokumentieren. Dank der vielen automatischen Funktionen ist die Arbeit schnell erledigt und bereits professionell für die Verwaltung hinterlegt. Die perfekte Zusammenarbeit aus Digitalisierung und Bürokratie.

  • Informationen digital festhalten
  • Mobile Dokumentation mit Smartphone & Tablet
  • Digitalfotos automatisch archivieren

Die Suche archivierter Daten vereinfachen

Über einen Identifizierungscode können gezielt archivierte Tätigkeiten gefunden werden. Der Code ist einmalig und somit exakt zuordenbar. In der Baubranche sind an den jeweiligen Arbeitsgebieten meist Kennzeichnungsschilder zu finden, die die entsprechenden Arbeiten samt Identifizierungscode beinhalten. So kann vor Ort oder im Büro am Computer jede archivierte Tätigkeit geprüft werden,

Kennzeichnungsschilder bestellen

DokuPit – Software zur Dokumentation und Archivierung kostenlos testen

Du interessierst dich für DokuPit und die vielfältigen Funktionen? Probiere es kostenlos für dein Business aus und entscheide erst danach, ob du es dauerhaft nutzen möchtest.

Unser Benefit für dich: Wir richten mit dir gemeinsam die Software ganz nach deinen Wünschen ein – und das gratis! Entweder besuchen wir dich dafür vor Ort oder besprechen alles über ein virtuelles Seminar miteinander.

DokuPit Logo
  • Digital dokumentieren & archivieren: Software & App für Mobilgeräte und Browser
  • Beweissicherung: Revisionssichere Archivierung
  • Zeit sparen: Digitalisierung für mehr Effizienz
  • Projektdokumentation: individuelle Anpassung der Software nach Branche (Bau, Handwerk & Dienstleistung)
Archivierungsprogramm kostenlos testen

DokuPit: DMS Software aus Österreich

Dokumentenmanagement in Form von Dokumentation und Archivierungen lässt sich mit DokuPit einfach bewerkstelligen. Wir sind ein junges Unternehmen aus Experten, die in Österreich die Digitalisierung von Projekten vorantreiben möchten. Du findest uns außerdem in Deutschland und der Schweiz.

DokuPit kennenlernen

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Elektronisches Archiv:
Dokumentenmanagement

Mängel-
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Tätigkeiten, Fotos & Standorte auf der Baustelle dokumentieren.

Kommt bald

Brandschutz-
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Brandabschottungen und
Isolierungen festhalten.

Zu den Details

Beweis-
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Lückenlose Dokumentation am Bau, um rechtlich abgesichert zu sein.

Zu den Details

Bau-
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Als Bauleiter immer alles im Griff behalten und überwachen.

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Projekt-
statusbericht

Mängel von Kunden dokumentieren und beheben.

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Fotodokumentation

Eine komplette Dokumentation mit Vorher- und Nachherfotos.

Zu den Details

Bau-
tagebuch

Hausdokumentation von Entstehung bis Fertigstellung.

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Bau-
tagesbericht

Mängel und Hausbau mit Fakten und Fotos notieren.

Kommt bald